Planning maken op werk(stage) en vrije tijd (37,5 uur)

 

Hoe heb ik dit leerdoel voltooid?

Ik ben verheugd om te delen dat ik mijn leerdoel om mijn planningsvaardigheden te verbeteren tijdens mijn stage grotendeels heb behaald. Dit leerdoel heb ik niet officieel opgenomen in mijn OIP, maar in de praktijk merkte ik dat ik hier echt stappen in moest zetten om goed te kunnen functioneren binnen mijn stageomgeving.

Mijn motivatie kwam voort uit het feit dat ik eerder moeite had met het bijhouden van taken en deadlines. Aan het begin van het schooljaar leidde dat tot het niet halen van twee vakken en veel onnodige stress. Tijdens mijn stage kreeg ik de verantwoordelijkheid over verschillende projecten. Het was belangrijk dat ik taken op tijd afrondde, omdat collega’s en andere afdelingen vaak afhankelijk waren van mijn werk. Ik moest dus leren om goed te plannen en overzicht te houden.

Ik begon met het maken van een duidelijke planning waarin ik niet alleen mijn stageverplichtingen opnam, maar ook ruimte maakte voor sport en persoonlijke tijd. Omdat ik elke dag één tot twee keer sport, was het belangrijk om mijn dagen slim in te richten. Ik paste mijn trainingsschema’s aan en begon mijn dagen beter voor te bereiden.

In eerste instantie schreef ik mijn planning uit op papier, maar ik merkte al snel dat ik daar niet goed op terugkeek. Daarom ben ik overgestapt naar de agenda-app van Apple. Die heb ik altijd bij me, en ik kon meldingen instellen voor belangrijke momenten. Dat hielp enorm. Zelfs als ik iets niet meteen kon doen, liet ik de melding op mijn scherm staan, waardoor ik er continu aan herinnerd werd. Daardoor vergat ik minder, raakte ik minder gestrest en kreeg ik mijn opdrachten veel beter op tijd af.

Daarnaast heb ik een cursus van Coursera gevolgd over effectief plannen, met een totale duur van vijf uur. Deze gaf me extra handvatten zoals het instellen van buffer-tijd en het stellen van prioriteiten. Die inzichten kon ik direct toepassen, zowel op stage als in mijn dagelijkse leven.

Toepassing van mijn planning in de praktijk

In de maand maart besloot ik om mijn planning écht concreet te gaan toepassen. Ik maakte een overzicht op papier en ging deze vervolgens invoeren in de Apple Agenda op mijn telefoon. Dat bleek in de praktijk veel effectiever dan alleen op papier werken. Door de digitale agenda kon ik herinneringen instellen en had ik mijn planning letterlijk altijd op zak.

In het begin liep alles nog niet vlekkeloos. Ik hield me niet altijd aan de planning en vergat soms terug te kijken. Toch hielp de visuele reminder van de meldingen op mijn scherm me eraan te denken wat ik nog moest doen. Ook als iets niet op het geplande tijdstip lukte, voerde ik het later alsnog uit, omdat ik continu herinnerd werd aan de taak. Hierdoor bleef ik overzicht houden over wat er nog openstond.

Dit nieuwe systeem werkte goed: ik was minder gestrest, kreeg opdrachten op tijd af en hoefde minder op het laatste moment te doen. Door mijn dagen duidelijk te structureren, wist ik precies wanneer ik tijd had voor stage, sport en ontspanning.

Toch was het resultaat niet volledig duurzaam. In de maanden na maart liet ik mijn planning weer wat meer los. Zeker in de laatste periode van mijn stage kwam ik daardoor opnieuw in tijdnood. Ik merkte dat, ondanks de positieve effecten, het nog geen automatische gewoonte was geworden om dagelijks met mijn agenda te werken.

Dat betekent dat ik dit leerdoel nog niet helemaal heb behaald. Wel heb ik ervaren wat werkt voor mij, en weet ik dat het helpt. Daarom wil ik hier in jaar 4 opnieuw mee aan de slag, zodat ik het plannen ook echt kan gaan borgen in mijn dagelijks leven.

Hieronder zie je afbeeldingen van de agenda die ik gemaakt heb voor mijn tijd buiten stage. En in daaronder de agenda en planningen die ik gemaakt heb tijdens mijn stage.

 

Toepassing tijdens mijn stage

Tijdens mijn stage bij Every Day merkte ik al snel hoe belangrijk het was om overzicht te houden. Het tempo lag hoog, de projecten wisselden snel en collega’s uit verschillende teams waren vaak afhankelijk van mijn input. Vooral bij het organiseren van het Every DAI event werd mijn vermogen om te plannen echt op de proef gesteld. Ik was verantwoordelijk voor een flink aantal onderdelen: van het opzetten van het draaiboek en de planning in Notion tot het bewaken van deadlines, het schakelen met collega’s van creatie, development en sales, en het zorgen dat alle communicatie en voorbereiding op tijd en goed verliepen.

Zonder een goede planning zou ik simpelweg het overzicht verliezen. Daarom heb ik ervoor gekozen om alle werkzaamheden per event vast te leggen in een centrale structuur: ik maakte gebruik van een overzichtelijk Notion-board waarin ik taken, contactmomenten en deadlines bijhield. Deze tool hielp mij niet alleen om grip te houden, maar ook om samen te werken met het team. Iedereen kon daarin meekijken, updates geven en taken afvinken. Deze werkwijze zorgde voor rust en duidelijkheid.

Naast de projecttaken had ik ook mijn eigen sport en privé planning om rekening mee te houden. Ik sport vrijwel dagelijks één tot twee keer, en dat vraagt om een goede balans met werk. Daarom heb ik ook mijn persoonlijke planning onder de loep genomen. Door mijn sportschema’s slim te verdelen over de week, kon ik zowel mijn fysieke als professionele doelen halen. De combinatie van werk en sport hielp me om gefocust en energiek te blijven, juist op drukke dagen.

Een concreet voorbeeld waarin mijn planningsvaardigheden zichtbaar zijn geworden, was bij de voorbereiding van het derde Every DAI event. Op basis van de feedback en lessen uit de eerste twee edities, heb ik dit derde event vrijwel zelfstandig gecoördineerd. Ik wist wie ik moest betrekken, wanneer welke actie moest plaatsvinden en welke details niet vergeten mochten worden. Denk aan het regelen van de landingspagina, het opstellen van de gastenlijst, het aansturen van de communicatie, het zorgen voor catering en het gereedmaken van het kantoor. Door deze aanpak liep het event gestructureerd en efficiënt, en kreeg ik van mijn stagebegeleider de bevestiging dat ik dit volledig zelfstandig had neergezet.

Deze ervaringen hebben mij laten zien dat plannen meer is dan een to-do lijstje bijhouden. Het gaat om vooruitdenken, prioriteiten stellen, communiceren met je team en kunnen schakelen wanneer iets anders loopt dan verwacht. Dat ik dit tijdens mijn stage op deze manier heb toegepast en heb zien werken, is voor mij een bevestiging dat dit een skill is die ik moet blijven ontwikkelen én gebruiken in mijn toekomstige carrière.

Reflectie:

Aan het begin van mijn stage wist ik al dat plannen iets was waar ik moeite mee had. Tijdens het eerste semester liep ik regelmatig vast doordat ik mijn deadlines niet goed bijhield, waardoor ik opdrachten te laat inleverde, onnodig veel stress had en zelfs twee vakken niet haalde. Dat was voor mij het moment waarop ik besefte dat ik dit serieus moest gaan aanpakken. Mijn stage bij Every Day gaf me precies de juiste omgeving om hiermee aan de slag te gaan. De werkdruk lag hoog, de verantwoordelijkheden waren serieus en er werd van mij verwacht dat ik zelfstandig kon functioneren. Precies wat ik nodig had.

Vanaf het begin van mijn stage kwam ik terecht in een omgeving waarin ik meerdere projecten tegelijkertijd moest managen. Collega’s uit verschillende teams waren afhankelijk van mijn input en de voorbereiding van grote momenten zoals het Every DAI event vroeg om overzicht en structuur. Ik wist dat ik het overzicht zou verliezen als ik hier geen methode voor ontwikkelde. In het begin werkte ik met een papieren planning, maar ik merkte al snel dat ik daar niet genoeg naar terugkeek. Daarom ben ik gaan experimenteren met digitale hulpmiddelen. De agenda op mijn iPhone bleek het meest effectief. Door meldingen in te stellen bleef ik herinnerd worden aan mijn taken, zelfs als ik ze op dat moment nog niet kon uitvoeren. Dat gaf mij overzicht en rust. Ik kon mijn taken beter spreiden, vergat minder en voelde me minder opgejaagd.

Wat ik niet had verwacht, is dat deze nieuwe manier van plannen ook in mijn privéleven veel effect had. Buiten mijn stage sport ik namelijk vrijwel dagelijks één tot twee keer. Dat vraagt om een goed afgestemde dagindeling, zeker als je daarnaast ook projecten coördineert, afspraken voorbereidt en reflectieverslagen schrijft. Door mijn sportschema slim te combineren met mijn werkplanning, kreeg ik meer grip op mijn week. Ik kon beter anticiperen op drukke dagen, had nog steeds ruimte voor herstelmomenten en merkte dat ik mijn energie beter kon verdelen. De balans tussen werk en privé werd hierdoor sterker en dat had ook weer een positief effect op mijn concentratie en prestaties tijdens mijn stage.

Het moment waarop alles samenkwam, was bij de organisatie van het derde Every DAI event. Hiervoor heb ik vrijwel het hele voorbereidingstraject zelfstandig opgepakt. Van het uitwerken van het draaiboek tot het opstellen van de gastenlijst, de communicatie met de teams, het bewaken van deadlines en het regelen van praktische zaken zoals de catering en de aankleding van het kantoor. Alles verliep soepel en gestructureerd. Mijn stagebegeleider gaf aan dat hij zag dat ik het proces zelfstandig kon overzien en aansturen. Dat was voor mij een bevestiging dat mijn nieuwe manier van plannen niet alleen werkte, maar ook resultaat opleverde.

Toch wil ik eerlijk zijn. In de maanden na maart merkte ik dat ik de structuur langzaamaan weer liet vieren. Ik plande minder scherp, liet meldingen sneller links liggen en voelde hoe ik terugviel in oude gewoontes. Hierdoor kwam ik in de laatste weken van mijn stage opnieuw onder druk te staan. Dat was frustrerend, maar ook leerzaam. Het liet me zien dat plannen geen eenmalige oplossing is, maar iets waar je consistent aan moet blijven werken. Het vraagt discipline, herhaling en bewustzijn. Ik weet nu dat plannen voor mij werkt, maar ook dat ik het actief moet blijven inzetten.

Wat ik uit deze periode meeneem, is dat plannen voor mij niet alleen draait om overzicht krijgen, maar ook om ruimte creëren. Ruimte in mijn hoofd, ruimte in mijn agenda en ruimte om op een gezonde manier te kunnen presteren. Ik heb geleerd dat een planning pas werkt als je hem op je eigen manier toepast. In mijn geval digitaal, met duidelijke meldingen en met genoeg flexibiliteit om bij te kunnen sturen.

Ik kijk positief terug op mijn ontwikkeling binnen dit leerdoel. Ik heb geleerd om effectiever te werken, beter te anticiperen op drukte, mijn sport en werk te combineren en verantwoordelijkheid te nemen voor mijn eigen structuur. In jaar drie wil ik dit verder uitbouwen. Niet omdat het moet, maar omdat ik heb ervaren hoeveel rust, overzicht en voldoening het mij oplevert. Plannen is voor mij geen obstakel meer, maar een belangrijk onderdeel van mijn groei als professional én als mens.